Excelがある程度使えるようになると、「自分はもう初心者ではないな」と思い始めるころです。
なんでもExcelで仕上げてしまえるのなら、こんなに楽なことはありません。
しかし、自信がつくと同時に、どこか不思議な感覚に陥ったことはありませんか？
「このデータはどこに入れたらいいんだっけ？」
「誰かが触るたびに使いづらくなっていく」
「毎月同じ修正をしている気がする」
こうした感覚は、Excelが出来るようになったからこそ起こる感覚です。
それは、Excelが悪いわけでも、スキルがないわけでもない。
この感覚というのが、Excelを使いこなせるようになったからこそ見えてくる、「次の壁」です。
この壁にぶつかったなら、次のステップに進む合図。
このブログのタイトルの通り、次のステップである「Microsoft Access」への第一歩を踏み出すタイミングなのかもしれません。
しかし、得体のしれないアプリであることは事実。
「本当に必要？」
「知らないアプリだけど使えるの？」
「Excelでやれば良くない？」
そんな声が聞こえて来そうです。
この記事では、Excelの次の選択肢として検討して欲しい、Accessについてご紹介します。
Accessとは何なのか
Microsoft Accessと調べると、「データベースソフト」という表現で説明されている、このアプリ。
言葉を見るだけでも、なんだかハードルが高そうなアプリだと思ってしまいそうです。
もう少し実務的な表現に寄り添いたいので、ここでは、Accessとは「データを管理する場所と、使う場所を分けて考える道具」と表現します。
表現を変えたとしても、まだまだ遠い存在に感じるアプリです。
Excelでは、
・情報の保存
・数値の計算
・データの表示
これらをひとつのシートで同時に行います。
そのため、データによっては1シートですべて完結してしまうので、とても手軽です。
しかし、管理するデータ数が多くなると、1シートでは無理が出てきます。
Accessでは、その役割を最初から分けて利用します。
・条件で取り出す仕組み
・入力専用の画面
・データを表示するための画面
この「分けて考える」という点が、Accessの基本です。
Excelの限界
Excelが窮屈に感じるのは、次のような場面です。
・新しい列や行を追加すると計算結果が壊れるとき
・管理者しか触れないファイルがあるとき
これらはスキル不足というより、Excelで管理する範疇を超えている状態です。
それでも多くの現場では、
「Excelしか使えない」
「Accessの存在すら知らない」
「得体のしれないアプリは触りたくない」
そんな理由で、無理にExcelを使い続けています。
その結果、Excelで作られているシステムが、誰にも直せないブラックボックスになってしまっているのです。
これでは、管理はかろうじてできても、整理はできない、という状態に陥ってしまうのです。
Accessを始める（気持ちを持つ）
改めて言葉にしますが、Accessは中級者向けです。
…中級者という言葉が少し曖昧な気がするので、ここでは、「中級者」を次のように定義します。
・なぜそうなっているかを考えることができる。
・根性論でミスをカバーしない
この段階に進むためには、新しい関数や技だけが必要なのではありません。
考え方の切り替えが必要なのです。Accessを学んでいくと、ほぼ強制的に、次の内容を考えるようになります。
・データ同士はどのような関係にあるのか
・どのように保存するのが正しいのか
これらは、Excelを操作する上では曖昧なままでも進めてしまえる部分です。
しかし、残念ながら、Accessはそれを許してはくれません。
自分でどのように管理するのが良いのかを、細部まで定義していく。
どこまでを任せ、どこから制限をかけるのか。
このようなことを考えていくからこそ、Accessは中級者向けと表現されるのです。
本当にAccessは便利なのか？
ここまで、Accessの概念のようなことをお話してきましたが、正直に申し上げると、Accessは最先端の技術ではありません。
最新のWeb技術や、クラウド環境と比べてしまえば、古いと言われても仕方のないものです。
ただし、現実の業務では今でも、
・Access＋Excelの組み合わせ
・小規模な業務システム
これらが何食わぬ顔で使われています。理由は単純。速く作れて、現場で完結できるから。
最も重要なのは、Accessを利用することそのものではなく、学び、使えるようになることで培われる考え方です。
・管理と入力、保存を分ける。
・処理の流れを設計する
これらの考え方は、他のアプリや他の環境に移っても、そのまま通用できる考え方です。
Accessは目標ではない
誤解しないでいただきたいのは、目標は「Accessが使えるようになること」ではないという点です。
Accessはあくまで、次に進むための踏み台です。
Excelしか知らない状態から、データベース管理、SQL、業務システムに入るのはなかなか難しいもの。
脳への負担と、心の負担は計り知れません。
その間を埋める存在として、ぜひ活用してみてください。
Accessは丁度良い何度と現実性を持っています。その仕組みさえ分かってしまえば、他のものを理解する材料になってくれるでしょう。
まとめ：Excelの次は、ぜひAccessへ
Accessは全員に必要はツールではありません。ですが、次のように感じ始めた人には、意味のあるものです。
・作業ではなく仕組みを作りたい
・人のミスを出来る限り減らしたい
派手さはありません。出来るようになったからといって自慢できるわけでもない。それに、慣れるまで苦労するのも確かです。
ですが、中級者になるために必要な視点を確実に与えてくれる。それがAccessなのだと思います。
もし今、Excelに違和感を感じているのなら。それはスキルではなく、成長のサインなのかもしれません。
現状に満足するどころかストレスを抱えているのなら、その根本を、変えてみませんか。
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