事務職は楽？｜実は大切なWord・Excel・メールのスキル

みなさん、こんにちは。
いつもパソコン＆カルチャーカムカムのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

みなさんは、「事務職（一般事務・総務）」と聞いて、どのようなイメージを思い浮かべるでしょうか？
よく耳にするのは、「事務所に座ってパソコン操作をしているだけで楽そう」というもの。パソコンができれば良い楽な仕事、という印象を持っている方も多いかもしれません。

しかし実際には、社内の書類を整えたり、データを集計した利、社外とのやりとりを正確に行ったり――会社を円滑に動かすために欠かせない、重要な役割を担っています。

「パソコンを用いた楽な仕事」というイメージが先行しがちな事務職ですが、実は次のようなスキルが欠かせません。

・Wordでの文書作成
・Excelでの表計算や関数を使った集計
・メールソフトでのビジネスメール作成

今回は、これから事務職を目指す方や、転職をきっかけに事務職を検討している方へ、「パソコン操作」という視点から、それぞれのポイントを分かりやすくご紹介します。

Wordは「文章を打ち込むだけのソフト」と思われがちですが、実務ではいかに早く、見やすく整えられた文書を作れるかが重要です。

例えば、フォントを「MS明朝」や「游明朝」に揃え、サイズを10.5～12ポイント程度に設定するだけで、文書はぐっと読みやすくなります。

また、配置をスペースで揃えるのではなく、段落グループにある「中央揃え」や「右揃え」を使うことで、見栄えのよい文書が仕上がります。

さらに「スタイル」機能を活用すれば、見出しや本文のフォーマットを一括で整えることができ効率的。テンプレートを利用すれば、体裁を一から考える手間を省きながら、完成度の高い文書を短時間で作ることができます。

こうした工夫を知っているだけで、余計な時間をかけずに美しい文書が作成できるようになります。

「事務職といえばExcel」とイメージされる方も多いのではないでしょうか。売上管理や在庫、勤怠データなど、さまざまな数値をまとめるのに欠かせないツールです。

基本的な関数としてよく使われるのが、次の3つです。

・SUM関数：合計を計算
・IF関数：条件分岐処理
・VLOOKUP関数：条件に合う値を取り出す

これらを組み合わせるだけでも、実務で役立つ便利な表を作成できます。さらにフィルター機能を用いたデータ抽出や、ピボットテーブルによる集計・分析を活用すれば、大量のデータ処理もスムーズです。

何よりも手放せないはずの「電卓」が要らなくなるのも嬉しいですね。

プライベートや社内連絡ではチャット形式が増えてきましたが、社外とのやり取りではメールが主流です。

ビジネスメールには独自の様式やマナーが求められます。

・件名：要件を簡潔にまとめる
・本文：挨拶 → 本題 → 締めの言葉 → 署名の流れを意識
・その他：添付ファイルの確認、TO／CC／BCCの適切な使い分け

一度送信したメールは訂正できません。送信前に内容や宛先を確認する習慣が、トラブル防止につながります。

また、受信メールをフォルダ分けやタグで整理しておけば、後から探すときの手間も省けます。

事務職に必要なパソコンスキルは、一度にすべて覚えるのではなく、毎日少しずつ触れることが上達の近道です。

ショートカットキーを覚えて効率化を図りましょう。代表的なものはこちらです。

・コピー（Ctrl ＋ C）
・貼り付け（Ctrl ＋ V）
・切り取り（Ctrl ＋ X）
・操作を戻る（Crtl ＋Z）

さらに、インターネット上に公開されている無料テンプレートを活用すれば、ゼロから作る手間を省くことができます。

「事務職は楽そう」というイメージとは裏腹に、実際には正確さ・効率性・気配りが求められる奥深い仕事です。

今回ご紹介した内容は、事務職に就くうえで重要度の高いスキルばかり。しっかり身につければ、即戦力として活躍できるでしょう。入社後はスキルを活かすと同時に、社内での信頼を築くことにもつながります。

これから事務職を目指す方は、まずは基本操作から少しずつ学んでみましょう。独学も可能ですが、効率的に学びたい方は、ぜひ「パソコン＆カルチャーカムカム」へご相談ください。

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