【Excel活用】この秋始める！Excelでカンタン♪住所録作成

みなさん、こんにちは。
いつもパソコン＆カルチャーカムカムのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

少しずつ秋の気配が感じられる9月。衣替えや片付けを少しずつ始めようか、と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。涼しくなるこの季節は、パソコンの中でのデータ整理にもピッタリのタイミングです。

その中でも特におススメなのが、“住所録の整理”。最近では年賀状を書く人が少なくなってきましたが、住所録を整えていくことには今も大きな意味があります。暮らしや人間関係のなかで、意外なほど役立つのです。

今回はExcelを利用して手軽に作成できる、住所録の整理方法をご紹介します。

01｜住所録を作る意味は年賀状だけではない

「年賀状を出さないから住所録は不要」と思っていませんか？実は住所録は、年賀状以外にも多くの場面で役立ちます。

人間関係の“見える化”

住所録をひとつにまとめておくと、家族・親戚・友人・仕事仲間・趣味のつながりなど、自分の人間関係を一目で確認できます。「しばらく連絡していなかったけれど、久しぶりに声をかけてみようかな」と気づくきっかけにもなります。

デジタル断捨離でスッキリ

スマートフォンの連絡先は、重複や古い情報が残っていることがよくあります。Excelで住所録を作れば、不要なデータを整理でき、スマホのバックアップとしても安心です。

緊急時の備えに

災害や急なトラブルでスマホが使えなくなったとき、紙に印刷した住所録があれば心強いです。家族で共有できる「アナログの控え」としても価値があります。

秋の整理の一環として住所録を整えることは、未来の自分に安心をプレゼントすることにつながります。

02｜Excelで住所録を作る基本の流れ

それでは、実際にExcelで住所録を作る手順を見ていきましょう。

Excelを開くと、小さな四角がたくさん並んでいます。この四角を「セル」と呼び、ここに情報を入力していきます。

最初の行には、項目名を入力します。例として、次のように入力しました。

・A列：通し番号
・B列：名前
・C列：フリガナ
・D列：郵便番号
・E列：住所１（例：東京都千代田区丸の内）
・F列：住所２（例：1丁目）
・G列：連絡先

こうしておくことで、シンプルで使いやすく、印刷や他のアプリにも取り込みやすい住所録になります。

実際に情報を入力しながら、列の幅を整えたり、配置を調整したりしましょう。さらに関数を利用することで、簡単に見やすく整理することができます。

住所録を分ける理由
Excelで住所録を作成する際は、住所の入力欄を2つに分けるのがおすすめです。
「住所１」「住所２」と分けて入力すると、後からの修正や印刷時のレイアウト調整がぐっと楽になります。特にマンション名や部屋番号が長い場合も、行を分けてきれいに表示できますよ。

03｜Excelで作成する住所録の用途

完成した住所録は、日常のさまざまな場面で活用できます。

宛名印刷に活用

Wordの「差し込み印刷」機能を使えば、Excel住所録をそのまま読み込んで封筒やはがきに宛名を自動印刷できます。年賀状はもちろん、結婚や引っ越しのお知らせ、同窓会の案内など幅広く使えます。一度作成してしまえば、手書きで宛名を書くよりも効率がよく、仕上がりも美しくなります。

スマホ連絡先のバックアップ

スマートフォンが壊れたり、機種変更のときに連絡先が消えてしまうと困りますよね。Excelで住所録を作っておけば、電話番号や住所を別の形で保存できるので安心です。デジタル時代のバックアップとして、非常に頼りになります。

紙に印刷して「もしも」に備える

Excelに保存したデータはパソコンで便利に使えますが、紙に印刷して保管しておくのもおすすめです。災害時やスマホが使えない状況でも、印刷した住所録があればすぐに連絡が取れます。家族で共有できる「防災用の控え」としても心強い備えになります。

人間関係の整理・見直し

Excelで整理すると、「最近会っていないけれど大事な人」や「昔の仲間」の名前にふと気づくこともあります。住所録はただの名簿ではなく、自分の人とのつながりを見直すきっかけにもなるのです。

最後に

いかがでしたか？
今回は、Excelを使った住所録の作り方と、その実用的な活用方法についてご紹介しました。

住所録というと「年賀状用」と思われがちですが、実際には人間関係を見える化したり、スマホのバックアップにしたり、緊急時の備えになったりと、日常のさまざまな場面で役立ちます。さらにWordと組み合わせれば宛名印刷もでき、家庭でも仕事でも大いに活用できるのが魅力です。

秋は整理にぴったりの季節です。衣替えや片付けと一緒に、パソコンの中の住所録も整えてみませんか？少しの手間で、年末の忙しい時期がぐっと楽になりますし、将来の安心にもつながります。

Excelで整理する住所録を、今すぐ必要に感じない方もいらっしゃるかもしれません。でも作っておけば、いざという時に「やっておいてよかった」と必ず感じられるはずです。未来の自分に安心をプレゼントするつもりで、この秋のタイミングに始めてみましょう。

「Excelの使い方が分からない」「この機会に勉強したい」という方は、お近くのパソコン教室までご相談ください。あなたの町に「パソコン＆カルチャーカムカム」がございましたら、お気軽にお問い合わせいただけると嬉しいです。未来の自分に「やっておいてよかった！」と思える第一歩を、私たちと一緒に踏み出しましょう。